Dù bạn là ai hay làm công việc gì, khả năng cao là bạn vẫn phải đối mặt với file PDF trong cuộc sống hàng ngày. Định dạng tài liệu này đã từng có thời hoàng kim, nhưng lại gây ra vô số vấn đề trên các màn hình hiện đại, mà dường như vẫn chưa có dấu hiệu biến mất. Nhu cầu loại bỏ file PDF đang trở nên rõ ràng hơn mỗi ngày, nhưng chính xác thì chúng ta sẽ thay thế chúng bằng định dạng nào? Bài viết này của Thời Báo Công Nghệ sẽ cùng bạn đi sâu vào những ưu và nhược điểm của định dạng tài liệu quen thuộc này, cũng như tìm kiếm các giải pháp thay thế tiềm năng.
PDF: “Xác Sống” Bất Diệt Của Thế Giới Tài Liệu Số
Có một loại khổ sở kỹ thuật số đặc biệt khi bạn mở một file PDF dài 57 trang trên điện thoại. Bạn phải liên tục chụm và phóng to màn hình, cố gắng đọc những dòng văn bản cỡ 8pt trông như vừa được “nhổ” ra từ máy fax. Đó là một trải nghiệm quen thuộc – bởi vì định dạng PDF đơn giản là không chịu chết!
Biểu tượng Adobe PDF cùng nhiều biểu tượng trình chỉnh sửa PDF khác
Định dạng PDF được tạo ra nhằm mục đích cung cấp cho một tài liệu một thiết kế tuyệt đối, không thay đổi, phù hợp cho việc in ấn. Nó chưa bao giờ được thiết kế để trở thành cách chúng ta tiêu thụ tài liệu trên màn hình. Đó là lý do tại sao việc mở và xem file PDF trên điện thoại thông minh lại gây nhiều khó chịu đến vậy. Nó giống như bạn phải đọc một cuốn sách khổ lớn trong khi thị lực kém, và phải dùng kính lúp để soi từng centimet vuông của trang giấy.
Thế nhưng, ngân hàng của bạn vẫn gửi sao kê dưới dạng PDF, các cơ quan chính phủ sẽ gửi cho bạn file PDF, nếu bạn mua một cuốn sách điện tử có nhiều hơn chỉ văn bản, hoặc một bản sao tạp chí kỹ thuật số, rất có thể đó sẽ là một file PDF. Đây là một định dạng dường như không phù hợp với cách tất cả chúng ta đọc tài liệu ngày nay, vì vậy nó là một nguồn gây ra sự thất vọng không ngừng.
Tại Sao Định Dạng PDF Vẫn Phổ Biến Đến Vậy?
Trong khi thế giới máy tính phát triển nhanh chóng, một số thứ lại khó bị loại bỏ một cách đáng ngạc nhiên. Vẫn còn một số công ty và cơ quan chính phủ sử dụng đĩa mềm, ví dụ, vì các hệ thống họ đang sử dụng có tuổi thọ cực kỳ dài, hoặc sẽ quá tốn kém hay gây gián đoạn để thay thế.
Tương tự, định dạng PDF có một số nền tảng vững chắc và một vài lợi thế khiến nó khó bị thay thế:
- Bố cục cố định: PDF có bố cục được khóa, vì vậy đây là cách cực đoan nhất nhưng cũng đáng tin cậy nhất để đảm bảo rằng một tài liệu trông chính xác như ý định của người tạo.
- Lưu trữ dễ dàng: Đây là một định dạng hoàn toàn ngoại tuyến, dễ dàng lưu trữ và sao lưu.
- Tiêu chuẩn lưu trữ: Về cơ bản, nó là tiêu chuẩn mặc định cho việc lưu trữ tài liệu, đặc biệt là các hồ sơ có giá trị pháp lý.
- Khả năng tương thích phổ quát: Khả năng đọc PDF về cơ bản là phổ quát và được tích hợp trong rất nhiều thiết bị.
Nhân viên văn phòng trẻ tuổi đang sử dụng máy in hiện đại
Đợi đã, điều này làm cho file PDF nghe có vẻ khá tuyệt vời, vậy thì tôi đang phàn nàn về điều gì? Rất vui vì bạn đã hỏi, bởi vì bây giờ chúng ta có thể đi sâu vào những điểm gây khó chịu của file PDF.
Những Điểm Gây Khó Chịu Của Định Dạng PDF
Như đã đề cập, file PDF được thiết kế cho in ấn, không phải để xem trên màn hình. Có vô số loại màn hình mà mọi người sử dụng hàng ngày. Tất cả đều có kích thước, độ phân giải và tỷ lệ khung hình khác nhau. Vì định dạng PDF không thể thích ứng với màn hình mà chúng đang được xem, không giống như trang web bạn đang đọc ngay bây giờ, chẳng hạn, điều đó có nghĩa là bạn sẽ phải liên tục cuộn và điều chỉnh kích thước để đọc tài liệu.
Người cầm điện thoại di động với biểu tượng file PDF trên màn hình
Khi tôi còn làm việc trong môi trường học thuật, tôi phải xử lý hàng núi file PDF. Tất cả các bài báo khoa học tôi dùng để viết báo cáo nghiên cứu đều ở định dạng PDF. Cách duy nhất để làm việc này hiệu quả là sử dụng màn hình Dell 27 inch thứ hai của tôi ở chế độ dọc. Điều này cho phép tôi hiển thị toàn bộ một trang PDF ở kích thước đọc thoải mái mà không cần cuộn. Bất cứ điều gì nhỏ hơn thế, tôi thà dùng giấy nhám chà mắt mình còn hơn.
Vấn đề lớn khác là file PDF rất khó làm việc nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc chú thích chúng, và đặc biệt là nếu bạn muốn cộng tác với những người khác. Đó là một định dạng ổn cho một tài liệu đã đạt đến dạng cuối cùng, nhưng không có gì khiến tôi lo sợ hơn việc được giao một file PDF và yêu cầu sửa đổi nó.
Tệ nhất là những file PDF không thực sự là tài liệu văn bản kỹ thuật số. Thay vào đó, nó chỉ là một tài liệu giấy nào đó đã được quét và đóng gói trong một file PDF. Vì vậy, văn bản không thể chọn được ngoại trừ thông qua OCR (Nhận dạng ký tự quang học), thường xuyên mắc lỗi. Đó có lẽ không phải lỗi của PDF nói riêng, vì bạn có thể làm điều này với bất kỳ định dạng tài liệu nào, nhưng có điều gì đó về PDF dường như thúc đẩy giải pháp lười biếng này.
Thêm vào đó là tiềm năng file PDF chứa phần mềm độc hại (mặc dù điều này không còn phổ biến) hoặc kích thước tệp cho PDF có thể cực kỳ lớn nếu người tạo không cẩn thận, và tôi đã sẵn sàng nói lời tạm biệt.
Tiêu Chí Nào Cho Một “Tài Liệu Di Động” Hiện Đại?
Ý định đằng sau Định dạng Tài liệu Di động (Portable Document Format) không tệ, nhưng khi nó được tạo ra vào đầu những năm 90, không ai có thể dự đoán được thế giới của các thiết bị máy tính ba thập kỷ sau. Hồi đó, một file PDF sẽ được xem trên màn hình máy tính lớn (thường là một mẫu máy tính để bàn chuyên dụng để xuất bản theo chiều dọc) hoặc trên trang in. Những gì chúng ta cần từ một “tài liệu di động” ngày nay và những gì PDF cung cấp đang mâu thuẫn.
Vì vậy, đây là những gì cá nhân tôi mong muốn từ một định dạng thay thế:
- Khả năng thích ứng (Responsiveness): Nó phải hoạt động trên mọi kích thước màn hình.
- Khả năng truy cập (Accessibility): Hỗ trợ tích hợp cho trình đọc màn hình, đánh dấu ngữ nghĩa và cấu trúc phù hợp.
- Khả năng tìm kiếm (Searchability): Văn bản phải là thật, có thể lập chỉ mục và sao chép được.
- Khả năng cộng tác (Collaboration): Chỉnh sửa, bình luận và đề xuất theo thời gian thực.
- Hỗ trợ lưu trữ (Archival Support): Ổn định theo thời gian, được tiêu chuẩn hóa và có thể đọc được bằng mắt thường nếu cần.
- Mở và tương thích (Open and Interoperable): Không bị khóa bởi nhà cung cấp hoặc phụ thuộc độc quyền.
Máy đọc sách điện tử Amazon Kindle Gen 11 (2024) đang mở trang bìa sách
Tôi hiểu đây là một yêu cầu lớn, và nếu nó dễ dàng như vậy thì ai đó đã làm được rồi, nhưng định dạng PDF có thể tồn tại bao lâu nữa? Liệu người ngoài hành tinh có còn tìm thấy file PDF trên các phương tiện còn sót lại sau khi nền văn minh nhân loại sụp đổ không? Tôi hy vọng là không.
Các Giải Pháp Thay Thế Tiềm Năng Cho PDF
Sự thật là, hiện tại, không có một “sát thủ PDF” duy nhất nào. Một thời gian, các file EPUB được cho là câu trả lời. Chúng sẽ tự động điều chỉnh bố cục một cuốn sách hoặc tạp chí để phù hợp nhất với màn hình. Trên thực tế, điều đó không hoàn toàn diễn ra như vậy, và EPUB hoạt động tốt nhất với các tài liệu chủ yếu là văn bản như tiểu thuyết.
Một máy đọc sách điện tử hiển thị văn bản rõ nét
Sử dụng các công nghệ như HTML và CSS, có thể tạo ra các tài liệu động và hiển thị tốt trên mọi màn hình. Vấn đề là, hiện tại, điều đó không cung cấp cho bạn một tài liệu “ổn định khi in” và điều đó quan trọng đối với việc sử dụng chính thức. Nó có thể ổn đối với công chúng nói chung, những người sẽ không bao giờ in một tài liệu, nhưng điều đó là không đủ để lật đổ định dạng PDF.
Minh họa môi trường phát triển tích hợp (IDE) với nhiều dòng mã và giao diện trang web ở nền, thể hiện công nghệ web
Markdown là một định dạng nhẹ tập trung vào cấu trúc hơn là kiểu dáng. Khi được kết hợp với các trình xem tốt (như Obsidian hoặc các trình kết xuất web), nó trở thành một công cụ tài liệu mạnh mẽ. Nó dễ viết, thân thiện với việc kiểm soát phiên bản và có thể đọc được bằng mắt thường. Tuy nhiên, nó chỉ cung cấp khả năng kiểm soát bố cục và thiết kế cơ bản, vì vậy một lần nữa, file PDF sẽ kéo nó xuống và đánh bại nó bằng hàng đống giấy in.
Màn hình iPhone 15 Pro hiển thị trang ứng dụng Obsidian Notes trên Apple App Store, minh họa công cụ ghi chú hiện đại
Đối với các tài liệu thực sự là dữ liệu ẩn bên trong – như hóa đơn, hợp đồng hoặc báo cáo – một định dạng có cấu trúc tách dữ liệu khỏi trình bày như JSON có thể lý tưởng. Nó có khả năng đọc máy cao, linh hoạt và tùy chỉnh, nhưng khả năng đọc bằng mắt thường của con người lại giảm đáng kể.
Cuối cùng, cách duy nhất để từ bỏ file PDF là chấp nhận rằng bạn không thể có một định dạng duy nhất làm được mọi thứ một cách hoàn hảo. Chúng ta có thể phải từ bỏ nỗi ám ảnh về việc kiểm soát bố cục tuyệt đối, nhưng chủ yếu là các tổ chức lớn, những người không chịu từ bỏ định dạng PDF, phải giúp mọi người bằng cách đưa tài liệu lỗi thời này vào máy hủy tài liệu kỹ thuật số.
Bạn nghĩ sao về tương lai của định dạng tài liệu? Liệu có giải pháp nào thực sự thay thế được file PDF hay chúng ta sẽ tiếp tục “sống chung với lũ”? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới và đừng quên theo dõi thoibaocongnghe.net để cập nhật những thông tin công nghệ mới nhất!
