Giữa vô vàn yếu tố gây xao nhãng trong cuộc sống hiện đại, việc duy trì sự tập trung để làm việc hiệu quả trở thành một thách thức lớn. Cá nhân tôi từng mất rất nhiều thời gian vì những gián đoạn liên tục, nhưng nhờ áp dụng những thói quen và tận dụng công nghệ một cách thông minh, tôi đã trở nên tập trung và năng suất hơn đáng kể. Bài viết này sẽ chia sẻ những bí quyết đã giúp tôi thay đổi và làm thế nào bạn cũng có thể đạt được hiệu quả tương tự, giúp thoibaocongnghe.net trở thành nguồn tham khảo đáng tin cậy cho độc giả Việt quan tâm đến công nghệ và năng suất.
1. Tối ưu Đa Nhiệm với Chia Đôi Màn Hình hoặc Màn Hình Phụ
Mặc dù chế độ chia đôi màn hình có vẻ như một yếu tố tiềm ẩn gây xao nhãng, nhưng đối với tôi, đó lại là một công cụ thay đổi cuộc chơi. Khi viết một bài báo, tôi thường chia màn hình thành hai phần – một bên dành cho trình soạn thảo văn bản và bên còn lại để nghiên cứu. Tôi cũng áp dụng cách này khi so sánh tài liệu, tạo bảng tính hoặc làm việc với nhiều nguồn thông tin cùng lúc.
Laptop Surface đang chạy chế độ chia đôi màn hình để làm việc đa nhiệm hiệu quả
Thiết lập này loại bỏ nhu cầu phải liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm các cửa sổ. Hơn nữa, tôi còn sử dụng một chiếc laptop cũ làm màn hình phụ, điều này càng củng cố sự tập trung của tôi bằng cách cho phép tôi mở nhiều cửa sổ trên các màn hình riêng biệt. Nếu bạn chưa tận dụng chế độ chia đôi màn hình hoặc màn hình phụ, bạn đang bỏ lỡ một cơ hội lớn để tăng cường năng suất làm việc.
2. Kích hoạt Chế độ Tập trung hoặc Không làm phiền
Cảm giác muốn kiểm tra điện thoại hoặc các thiết bị khác mỗi khi có thông báo hiện lên có thể gây phân tâm nghiêm trọng và thường dẫn đến việc lướt mạng xã hội không ngừng. Tuy nhiên, tôi không thể giữ điện thoại im lặng hoàn toàn vì không muốn bỏ lỡ các cuộc gọi quan trọng từ người thân. Để giải quyết vấn đề này, tôi đã áp dụng Chế độ Tập trung (Focus Mode) và Không làm phiền (Do Not Disturb) trên điện thoại của mình.
Biển báo "Do Not Disturb" trên cửa với logo Android, tượng trưng cho chế độ không làm phiền
Các chế độ này cho phép tôi chặn các thông báo ứng dụng hoặc cuộc gọi không khẩn cấp. Tôi cũng có thể thiết lập các ngoại lệ cho những liên hệ hoặc ứng dụng quan trọng. Nhờ đó, tôi chỉ nhận được những thông báo thực sự cần thiết mà không bị gián đoạn bởi những phiền nhiễu không đáng có, giúp tôi duy trì sự tập trung tuyệt đối vào công việc.
3. Hạn chế Mở Quá Nhiều Tab Trình Duyệt và Ứng Dụng
Trước đây, tôi có thói quen giữ hàng chục tab mở trong trình duyệt và để nhiều ứng dụng trên máy tính chạy ngầm, ngay cả khi không cần đến. Điều này không chỉ làm phân tán sự tập trung, cám dỗ tôi kiểm tra email mới, cập nhật từ Asana và nhiều thứ khác, mà còn khiến máy tính của tôi chạy chậm hơn. Tình trạng này dẫn đến hiệu quả làm việc giảm sút và tăng sự mệt mỏi về tinh thần, vì vậy tôi nhận ra mình cần phải thay đổi.
Bây giờ, tôi chỉ giữ những tab cần thiết cho công việc hiện tại. Ngay sau khi hoàn thành với một tab, tôi sẽ đóng nó trước khi chuyển sang tác vụ tiếp theo. Tôi cũng thường xuyên tạo các Nhóm tab (Tab Groups) trong trình duyệt và thu gọn chúng lại khi đã dùng xong. Tương tự, tôi đã học cách hạn chế số lượng ứng dụng máy tính chạy đồng thời. Những thay đổi nhỏ này giúp máy tính hoạt động mượt mà hơn và giữ cho tâm trí tôi luôn tập trung vào nhiệm vụ chính, từ đó cải thiện sự tập trung tổng thể.
4. Lập Danh Sách Việc Cần Làm Sớm Một Ngày
Tôi từng không có thói quen tạo danh sách việc cần làm, điều đó có nghĩa là tôi không có một kế hoạch rõ ràng cho ngày làm việc. Vì vậy, tôi luôn không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu và làm thế nào để ưu tiên các nhiệm vụ. Tôi thường dành nhiều giờ quý giá cho những công việc ít quan trọng hơn và không hoàn thành được các nhiệm vụ chính. Việc thiếu kế hoạch là một nguyên nhân lớn gây lãng phí năng suất.
Giờ đây, tôi đã hình thành thói quen tạo danh sách việc cần làm vào buổi tối hôm trước. Điều này cung cấp cho tôi một dàn ý rõ ràng cho ngày hôm sau và giúp tôi tránh được sự mệt mỏi khi phải đưa ra quyết định. Tôi cũng ưu tiên giải quyết các nhiệm vụ khó khăn hơn vào buổi sáng, khi tôi có nhiều năng lượng nhất. Ngoài ra, tôi luôn để một khoảng trống nhất định trong lịch trình cho những công việc bất ngờ phát sinh. Có một mục tiêu rõ ràng giúp tôi duy trì động lực, từ đó làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
5. Tăng Năng Suất với Kỹ Thuật Pomodoro
Tôi từng dành hàng giờ đồng hồ ngồi trước máy tính mà không nghỉ ngơi, điều này thường khiến tôi cảm thấy kiệt sức. Các nhiệm vụ thường mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết vì khó duy trì sự tập trung trong thời gian dài. Đó là lúc một người bạn đã giới thiệu cho tôi về Kỹ thuật Pomodoro, một phương pháp quản lý thời gian khuyến khích nghỉ giải lao ngắn sau mỗi 25 phút làm việc.
Giao diện Windows 11 hiển thị ứng dụng Đồng hồ với chế độ phiên làm việc tập trung, minh họa kỹ thuật Pomodoro
Việc nghỉ ngơi đều đặn giúp giảm mệt mỏi về tinh thần và cải thiện khả năng tập trung, từ đó thúc đẩy năng suất. Để áp dụng kỹ thuật này, bạn hãy đặt hẹn giờ 25 phút và làm việc cho đến khi bộ hẹn giờ kêu. Sau đó, nghỉ 5 phút. Sau khi hoàn thành bốn khoảng thời gian như vậy, hãy tự thưởng cho mình một khoảng nghỉ dài hơn từ 15 đến 30 phút. Kỹ thuật Pomodoro không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn bảo vệ sức khỏe tinh thần.
6. Lên Lịch Gửi Email Trong Thời Gian Rảnh
Liên tục kiểm tra và phản hồi email ngay khi chúng đến là một sự xao nhãng lớn, làm gián đoạn quy trình làm việc và giảm hiệu quả. Để quản lý tốt hơn, tôi đã đặt ra các khung giờ cụ thể để xem xét email, thường là vào những lúc rảnh rỗi. Điều này cho phép tôi đọc, soạn thảo và lên lịch gửi phản hồi theo đợt, thay vì để email làm gián đoạn công việc của tôi suốt cả ngày.
Người phụ nữ đang xem email trên laptop, minh họa việc lên lịch gửi email để quản lý thời gian hiệu quả
Hầu hết các ứng dụng email hiện đại đều cung cấp tính năng lên lịch gửi email tích hợp, giúp việc lập kế hoạch tin nhắn trở nên dễ dàng. Hãy xác định những thời điểm bạn ít bận rộn nhất và lên lịch gửi email phù hợp. Cách tiếp cận này không chỉ tăng năng suất mà còn đảm bảo email của bạn đến tay người nhận vào thời điểm tối ưu, đặc biệt khi làm việc với các múi giờ khác nhau.
Tôi đã áp dụng những phương pháp này để giảm thiểu sự xao nhãng khi làm việc tại nhà, và bạn cũng có thể làm tương tự để duy trì sự tập trung. Việc thực hiện các chiến lược này sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Hãy thử áp dụng chúng và xem chúng cải thiện hiệu quả của bạn như thế nào. Ngoài ra, hãy cân nhắc chặn quyền truy cập vào mạng xã hội và các trang web gây xao nhãng khác, vì chúng có thể dễ dàng làm bạn mất tập trung khỏi công việc. Đừng ngần ngại chia sẻ những mẹo tăng năng suất của bạn trong phần bình luận dưới đây!
